ÉCOLE ACADÉMIQUE DE FORMATION CONTINUE

Où: https://www.ac-guyane.fr/ecole-academique-de-formation-continue-122456 

Quand: à tout moment, pour suivre l’actualité; lors des deux campagnes de préinscription  (septembre et janvier de chaque année scolaire)

• Lors des deux campagnes annuelles de préinscription
• Tout au long de l’année, par des campagnes de préinscriptions au fil de l’eau lancées par les pilotes – en consultant le site de l’EAFC

Suivez le tutoriel disponible sur le site de l’EAFC, ou cliquez ici (lien actif vers le tutoriel)

Lors de la première campagne de préinscription ; rapprochez-vous de l’inspecteur de la discipline concernée pour davantage d’informations.

Attention: l'inscription à la préparation à un concours ne présume pas de votre inscription à ce même concours, qui doit s'effectuer dans CYCLADES (se rapprocher de la DEC pour plus d'information)

Vous pouvez utiliser votre compte personnel de formation (CPF) ou demander un congé de formation professionnelle (CFP).

Lors de la première campagne de préinscription ; rapprochez-vous de l’inspecteur de la discipline concernée pour davantage d’informations.

Attention: l'inscription à la préparation à un concours ne présume pas de votre inscription à ce même concours, qui doit s'effectuer dans CYCLADES (se rapprocher de la DEC pour plus d'information)

Que dois-je faire si aucune offre de formation ne correspond à mon projet ?
Vous pouvez utiliser votre compte personnel de formation (CPF) ou demander un congé de formation professionnelle (CFP).

(1) CPF (compte personnel de formation):

Pour se renseigner: https://www.ac-guyane.fr/eafcg-le-compte-personnel-de-formation-campagne-20242025-122257

Pour candidater (attention: je m’informe des dates de campagne de candidature de CPF):https://connexionguyane.colibris.education.gouv.fr/login/?nonce=_6DD27E…

Pour toute question complémentaire relative au CPF, je m'adresse à la direction de l’EAFC ([email protected] )

(2) CFP (congé de formation professionnelle) :

https://www.ac-guyane.fr/le-conge-de-formation-professionnelle-122523

Attention : pour toute question relative au CFP, il convient de s’adresser à votre DP (DPE1, DPE2, DPATE)

Votre supérieur hiérarchique dispose de 3 jours ouvrés pour émettre un avis sur votre préinscription. N’hésitez pas échanger avec lui pour apporter des précisions sur votre projet de formation.

Si l’avis est favorable, trois semaines avant la formation, vous recevez une notification sur votre messagerie académique signalant que vous allez être convoqué à la session de formation. Votre convocation sera transmise sous couvert de votre supérieur hiérarchique environ une semaine avant la formation.

La validation de votre demande de formation par votre supérieur hiérarchique ne présume pas de la validation de votre inscription : le pilote de la formation fixe la liste définitive des stagiaires de la formation.

Une fois que l’avis hiérarchique a été renseigné, vous pouvez consulter SOFIA-FMO pour vérifier que votre candidature a été ou non retenue. Si votre candidature a été retenue, vous recevez un notification automatique de SOFIA-FMO.

Oui, vous pouvez choisir une formation à candidature individuelle même si vous êtes convoqué pour une autre formation, à condition que ces formations ne se déroulent pas aux mêmes dates.

L'EAFC propose plusieurs modalités de formation continue:

• Les formations sur site, construites par votre chef d'établissement, votre inspecteur de circonscription ou votre chef de service, avec les  ingénieurs de formation de l'EAFC, en fonction des problématiques spécifiques de votre établissement / circonscription / service / bassin : ce sont des F.I.L. (formation d’initiative locale)
• Les formations académiques qui comprennent :
• les formations  à candidature individuelle où vous vous inscrivez de votre propre initiative. Ces formations peuvent être disciplinaires, inter-disciplinaires, inter catégorielles, inter-degré
•  les formations à public désigné, où vous êtes convoqués par votre autorité de tutelle (corps d’inspection, personnels de direction, etc.)

Dans le cadre de la formation continue, chaque personnel peut bénéficier, sous réserve de son acte de préinscription individuelle et de la validation par sa hiérarchie, jusqu’à 30 heures maximum de formation/an 

Ce plafond de 30 heures concerne seulement les formations à préinscription individuelle – et ne concerne donc pas les formations à public désigné ni la formation statutaire.

Parmi les formations qui m’intéressent, je dois donc prioriser les formations auxquelles je vais me pré-inscrire.

• Soit votre supérieur hiérarchique a émis un avis défavorable à votre inscription
• Soit le nombre de places étant limité, le pilote a été amené à ne retenir que certaines candidatures en fonction de critères qu'il a défini
• Soit la formation a été annulée
• Soit lors de votre préinscription vous avez omis de valider votre choix.

Quand vous êtes convoqué à une formation, vous recevez automatiquement sur votre messagerie académique un message de l’application SOFIA-FMO, qui vous indique l’intitulé de la formation, les dates et horaires, ainsi que le lieu. Ce message d'information est différent de la convocation.

La convocation est le document vous permettant de vous rendre règlementairement à la formation et de demander, le cas échéant, des remboursements de frais ; les convocations ne sont pas envoyées individuellement par mail aux intéressés, mais par la voie hiérarchique. Votre convocation est ainsi envoyée dans votre établissement de rattachement (EPLE, circonscription, service), qui en charge de vous la transmettre.

• Soit vous êtes bien inscrit à la formation, mais le secrétariat de votre établissement ou de votre circonscription ne vous a pas encore transmis votre convocation, il convient alors de vous en rapprocher / de les contacter pour récupérer votre convocation

• Soit vous ne faites pas partie des personnes à convoquer car votre candidature n'a pas été retenue par le pilote
• Soit le dossier de formation n'a pas encore été traité par le service de formation de l’EAFC et vous êtes invité à patienter

La première chose à vérifier : avez-vous reçu dans votre messagerie académique la notification de SOFIA-FMO indiquant que votre candidature a été retenue ; si oui, rapprochez-vous du  secrétariat de votre établissement ou de votre circonscription pour récupérer votre convocation.

Il s'agit d'une formation à public désigné : votre supérieur hiérarchique vous a désigné pour participer à cette formation, qui revêt un caractère obligatoire, et n’est pas décomptée de votre plafond annuel de 30h de formation.

• Les formations statutaires sont prioritaires sur toutes les autres formations.
• Les autres formations en public désigné sont prioritaires sur les formations en candidature individuelles
• Si les deux formations concernées sont des formations en public désigné, j’opère un choix.
• Si les deux formations concernées sont des formations en candidature individuelle, j’opère un choix.
• Si les deux formations concernées sont, l'une en public désigné et l'autre en candidature individuelle, j'assiste à la formation en public désigné.

Dans tous les cas, je renseigne dans SOFIA-FMO mon absence et le motif de mon absence, et  j’avise la gestionnaire de l’EAFC en lui indiquant mon absence et en lui renvoyant la convocation visée par mon supérieur hiérarchique, en précisant le motif d’absence : " déjà convoqué sur un autre stage". 

Non : un ordre de mission est nominatif et ne doit en aucun cas être échangé ou modifié. Il contient des informations personnelles et privées propres à chaque agent, avec des répercussions sur le suivi professionnel. La modification de ces éléments aura pour seul effet de vous pénaliser, vous et la personne destinataire de la convocation : vous serez noté absent, et aucun remboursement ne pourra être accordé à la personne qui aura assisté à la formation à votre place.

Seuls les agents munis d’une convocation peuvent réglementairement assister à une formation.

Un agent qui n’a pas été convoqué à une formation mais décide d’y assister de sa propre initiative, ne peut pas justifier de son absence le cas échéant, ni être remboursé des frais de déplacements éventuellement engagés pour assister à cette formation.

Le fait de signer une feuille d’émargement, en s’ajoutant manuellement à la liste sur laquelle on ne figure pas, ne permet ni de justifier une éventuelle absence pour formation ni d’être remboursé des frais de déplacements éventuels que l’on aurait engagé pour assister à cette formation.

Je m’assure de bien être inscrit à une formation avant de m’y rendre ; je me rapproche de mon supérieur hiérarchique pour récupérer ma convocation ; je vérifie dans ma messagerie académique les notifications de SOFIA-FMO qui m’informent de ma participation à une formation ; je vérifie directement dans SOFIA-FMO si je suis concerné par une formation.

Si aucune de ces démarches n’aboutit, c’est que je ne suis pas inscrit à la formation.

Je signale mon absence dans SOFIA-FMO dès que possible, en renseignant le motif. J'avertis mon supérieur hiérarchique ainsi que le pilote de la formation, par messagerie académique.

Un envoi automatique des attestations de présence sur la messagerie académique de l'établissement (2nd degré) ou de la circonscription (1er degré) est effectué après retour de la liste d'émargement renseignée lors de la formation et après le traitement des états de présence par les gestionnaires de l’EAFC.

Si j'ai besoin d'une attestation pour toutes mes formations suivies (par exemple pour un dossier de RAEP, etc.), je m'adresse à un ingénieur de formation: [email protected] ea[email protected]

Contactez le responsable de formation afin qu'il atteste de votre présence auprès de l’EAFC. A défaut, vous serez comptabilisé comme absent et ne pourrez prétendre à des remboursements de frais de déplacement, le cas échéant.

Les frais de déplacement et de séjour sont pris en charge dès lors que l'action de formation a lieu dans une commune différente et non limitrophe de la résidence administrative ou personnelle de l'agent.

(1) Indemnité de repas : l'agent perçoit l'indemnité forfaitaire de repas de 20.00 €, s'il se trouve en stage en dehors de sa résidence administrative ou familiale pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 heures et 20 heures pour le repas du soir, et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement. Cette indemnité forfaitaire de repas est réduite de moitié lorsque l'agent a la possibilité de prendre son déjeuner dans un restaurant administratif ou assimilé (exemple : établissement scolaire).

(2) Indemnité d’hébergement : pour prétendre au remboursement de l'indemnité d'hébergement, l'agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période comprise entre 5 heure et 20 heures et fournir un justificatif (facture acquittée). L'indemnité d'hébergement d’un montant de 120 € comprend le petit déjeuner. Aucune indemnité n'est due si l'agent est hébergé gratuitement.

En cas de formation hors académie, vous devez joindre à votre demande de remboursement de frais l'attestation de présence de la formation suivie.

Les formations de préparation aux concours ne donnent pas lieu à une indemnisation des frais de déplacement.

Si vous êtes éligible au remboursement de vos frais de déplacement, le remboursement des frais de déplacement n'est pas automatique, et vous devez déposer (il est conseiller de le faire dans les 30 jours qui suivent la formation) votre demande de remboursement sur colibris via le lien :

 https://portail-guyane.colibris.education.gouv.fr/ 

Attention: sélectionnez le gestionnaire dont le nom figure sur la convocation. Votre demande ne pourra être traitée qu’après réception des listes d’émargement.

Les frais de taxis ne sont pas remboursés sauf aux conditions ci-dessous :

• Quand aucune possibilité d’emprunter des transports en commun n’existe.
• Pour les déplacements hébergements-aéroport et inversement : seulement entre 20h00 et 07h00 du matin
• Avec accord préalable de la gouvernance et de l’EAFC
•  Sur présentation de facture acquittée 

• Soit je ne suis pas éligible
• Soit je n'étais pas convoqué/mon nom ne figurait pas sur la liste d'émergement
• Soit j'étais absent

Votre convocation est transmise automatiquement sur votre messagerie académique via GAIA.

(1) Avant la formation :

• J'imprime la liste d’émargement : https://outils.in.ac-guyane.fr/sofia-fmo-acad/public/docs/tutorials/trainers/Sofia-FMO_Tutoriels_Intervenants_Les_types_d_emargement.pdf

(2) Pendant de la formation :

• J'arrive 30 mn avant le début de la formation, je me présente à la direction de l’établissement qui accueille la formation, je vérifie les conditions matérielles du lieu de formation, je veille à restituer les lieux dans l’état dans lesquels je les ai trouvé
• 15 mn avant la fin de la formation : l'invite les stagiaires à compléter l’évaluation à chaud ; je renseigne la partie évaluation de l’intervenant ; je vérifie que que chaque stagiaire a émargé; j'émarge.

(3) Après la formation (sous 15 jours) :

• Jje téléverse dans SOFIA-FMO la feuille d’émargement et ma fiche de vacation dûment renseignée et signée.
• Je consulte le bilan de la formation renseigné par les stagiaires

Je préviens immédiatement le pilote de la formation et l’ingénieur EAFC responsable de l'action de formation

• Soit une modification de groupe a été effectuée en amont de la formation et je n’ai pas imprimé la nouvelle feuille d’émargement
• Soit cette personne n’était pas convoquée

Dans ce dernier cas de figure, j'informe l'interessé que le fait de signer une feuille d’émargement en s’ajoutant manuellement à la liste sur laquelle on ne figure pas, ne permet ni de justifier une éventuelle absence pour formation ni d’être remboursé des frais de déplacements que l’on aurait engagés pour assister à cette formation ; seuls les agents munis d’une convocation peuvent réglementairement assister à une formation.

En cas de co-animation, contactez l'autre intervenant afin qu'il établisse une attestation de votre présence et la transmette à l’EAFC.

Si vous êtes intervenu seul, contactez le pilote de la formation afin qu'il établisse une attestation de votre présence et la transmette à l’EAFC

Le formateur; s'il y a plusieurs formateurs, un formateur est identifié pour cette action.

Je téléverse la fiche de vacation dans SOFIA-FMO dès la fin de la formation, e téléverse la fiche de vacation dans SOFIA-FMO dès la fin de la formation.

Les frais de déplacement et de séjour sont pris en charge dès lors que l'action de formation a lieu dans une commune différente et non limitrophe de la résidence administrative ou personnelle de l'agent.

(1) Indemnité de repas : l'agent perçoit l'indemnité forfaitaire de repas de 20.00 €, s'il se trouve en stage en dehors de sa résidence administrative ou familiale pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 heures et 20 heures pour le repas du soir, et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement. Cette indemnité forfaitaire de repas est réduite de moitié lorsque l'agent a la possibilité de prendre son déjeuner dans un restaurant administratif ou assimilé (exemple : établissement scolaire).

(2) Indemnité d’hébergement : pour prétendre au remboursement de l'indemnité d'hébergement, l'agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période comprise entre 5 heure et 20 heures et fournir un justificatif (facture acquittée). L'indemnité d'hébergement d’un montant de 120 € comprend le petit déjeuner. Aucune indemnité n'est due si l'agent est hébergé gratuitement.

En cas de formation hors académie, vous devez joindre à votre demande de remboursement de frais l'attestation de présence de la formation suivie.

Les formations préparations aux concours ne donnent pas lieu à une indemnisation des frais de déplacement.

Si vous êtes éligible au remboursement de vos frais de déplacement, le remboursement des frais de déplacement n'est pas automatique, et vous devez déposer (il est conseiller de faire la démarche dans les 30 jours qui suivent la formation) votre demande de remboursement sur colibris via le lien :

 https://portail-guyane.colibris.education.gouv.fr/ 

Attention: sélectionnez le gestionnaire dont le nom figure sur la convocation. Ma demande ne pourra être traitée qu’après téléversement des listes d’émargement.

Les remboursements de frais de déplacement ne peuvent être déclenchés qu’après le téléversement dans SOFIA-FMO des listes d’émargement. je vérifie que j'ai correctement téléversé la feuille d'émargement dans SOFIA-FMO.

• Je vérifie la qualité d’impression et de scan de la feuille d’émargement (une feuille d’émargement imprimée et/ou scannée de travers, ou en mode dégradé, n’est pas reconnue par l’application)
• Je vérifie que les pages sont positionnées en suivant l’ordre de numérotation et qu'elles sont toutes dans le sens de lecture
• Je vérifie que j’ai imprimé la dernière version de la feuille d’émargement si un changement dans la liste des stagiaires a été opéré en amont de la formation.

Les pilotes de formation, leurs chargés de missions respectifs, et tout autre personnel à qui sont octroyés les droits correspondants  dans SOFIA-FMO.

https://outils.in.ac-guyane.fr/sofia-fmo-acad/public/docs/tutorials/moderators/Sofia-FMO_Tutoriels_Pilotes_Creer_une_session.pdf

La demande d’octroi des droits d’ouverture de session est adressée au service ingénierie de l’EAFC par le pilote de formation, en indiquant le nom, prénom et adresse académique de l'interesssé ([email protected])

L'ouverture des sessions doit se réaliser dans un délai minimum de 21 jours ouvrés en amont du début de la formation.

(1) Votre session est encore en statut 1 (brouillon) : vous pouvez la modifier autant que nécessaire, cela n’a pas d’incidence sur son traitement.

(2) Votre session est passée en statut 2 ou plus, et est en cours de traitement par l’EAFC : vous pouvez faire une session modificative, jusque 10 jours ouvrés en amont du début de la formation.

Passé ce délai, aucune session modificative ne sera traitée par l’EAFC et vous devrez reprogrammer votre session.

(1) Votre session est encore en statut 1 (brouillon) : vous pouvez l’annuler vous-même

(2) Votre session est passée en statut 2 ou plus : vous devez impérativement contacter l'ingénieur de formation de votre champ, pour demander l’annulation de la session.

Oui: à tout moment, je peux solliciter l'EAFC pour ajouter un dispositif et/ou un module de formation.

Attention: cette démarche doit se faire au minimum 25 jours ouvrés avant le premier jour de la formation. L'ouverture des sessions se réaliser ensuite au minimum de 21 jours ouvré en amont du début de la formation. Passé ce délai, aucune session ne sera traitée par l’EAFC et vous devrez reprogrammer votre session.

Oui: je dois dans ce cas diffuser le lien de pré-inscription au public cible, ou informer le pubic cible de consulter à nouveau l'offre du PAF (le lien de pré-inscription y sera automatiquement acftif)
 

Oui: à l'occasion d'un séminaire ou d'une formation, vous pouvez mobiliser un ou des intervenants extérieurs;

Il convient:

1. de présenter succinctement le projet à la direction de l'EAFC (délai minimum de 6 semaines avant la formation)

2. de renseigner le formulaire COLIBRI ci-dessous (délai minimum de 6 semaines avant la formation )

L'organisation d'un séminaire s'anticipe plusieurs mois en amont.

1. d'adresser une note à l'attention de monsieur le recteur et monsieur le secrétaire général, pour validation du projet

2. sous réserve de la validation du projet par la gouvernance académique, de communiquer le projet à la direction de l'EAFC (délai minimum de 8 semaines avant la formation)

3. de renseigner le formulaire COLIBRI ci-dessous si le séminaire mobilise des intervenants extérieurs

4. l'ouverture des sessions se fait dans le délai minimum usuel des 21 jours ouvés, mais il est conseiller de le faire plus en amont, pour une meilleure communication à l'attention des stagiaires.

Les formations d’initiative locale  visent à répondre à des attentes spécifiques de formation exprimées par les établissements scolaires/les circonscriptions/les bassins. Les demandes peuvent être formulées tout au long de l’année par les personnels de direction, les IEN CCPD, les chefs de service, et sont instruites par le service ingénierie de l'EAFC ([email protected])

Il convient de renseigner le formulaire de demande de F.I.L.ci-dessous, dans un délai de 25 jours avant la date prévisionnelle de la formation - sachant que l'ouverture des sessions de formation doit se réaliser 21 jours en amont du début de la formation.

https://demarches-guyane.colibris.education.gouv.fr/eafcg/demande-fil/?cancelurl=https%3A//portail-guyane.colibris.education.gouv.fr/

Les pilotes de la F.I.L. (personnels de direction, IEN CCPD, chef de service, etc.), tout autre personnel à qui sont octroyés les droits correspondants  dans SOFIA-FMO.

La demande d’octroi des droits d’ouverture de session est adressée au service ingénierie de l’EAFC par le pilote de formation, en indiquant le nom, prénom et adresse académique de l'interesssé ([email protected])