Cellule Archives du Rectorat de la Guyane

HISTORIQUE

Créée en 2007, la Cellule archives du Rectorat de la Guyane est rattachée à la Direction de l'expertise et des fonctions supports (DEFS). Sa mission est de gérer et conserver les archives intermédiaires des services académiques (administratif et inspection scolaire), dans un local dédié unique : le magasin de pré-archivage du site de Troubiran.

Le service assure le pré-archivage des dossiers clos jusqu'à la fin de leur durée d'utilité administrative (DUA) et sélectionne les documents dont l'intérêt historique justifie une conservation définitive par les Archives territoriales de la Guyane.

Le service répond aux demandes de recherches administratives destinées aux services internes du Rectorat, et ponctuellement, aux demandes de recherches historiques, en orientant les demandeurs dans les fonds d'archives provenant des services rectoraux ou des Archives territoriales de la Guyane. 

Enfin, le service est membre du réseau professionnel de l'Association des archivistes français (AAF) et participe au groupe utilisateurs de l'applicatif métier ARCAD.

MISSIONS : LES 5C

La Cellule archives garantit la bonne mise en œuvre de la politique d'archivage définie dans le Code du patrimoine et de la réglementation s'appliquant à la fonction publique et à l'Éducation nationale.

Elle assure des missions de conseil, de collecte, de classement, de conservation et de communication.

- Conseil : elle intervient en amont de la prise en charge des archives (la collecte) auprès des services académiques du Rectorat pour des conseils vis-à-vis de leurs archives et des actions de sensibilisation à l’archivage avec l’Ecole académique de la formation continue (EAFC).

- Collecte : elle assure une mission de collecte des dossiers qui n’ont plus d’utilité quotidienne afin de les conserver de manière sécurisée durant leur durée légale de conservation.

- Classement : elle assure des missions de reclassement de fonds d’archives et aide le personnel du Rectorat dans le classement de leurs archives intermédiaires. A la fin de leur durée d’utilité administrative (DUA), elle trie les archives à éliminer et à verser aux Archives territoriales de la Guyane.

- Conservation : elle conserve les documents qu’elle collecte dans le magasin de pré-archivage sur le site de Troubiran, pour des durées plus ou moins longues (de 1 à 60 ans).

- Communication : elle répond aux demandes de recherche internes et externes portant sur les fonds rectoraux conservés au Rectorat et ceux déjà versés aux Archives territoriales de la Guyane.

FONDS D'ARCHIVES CONSERVÉES

La Cellule archives conserve les archives intermédiaires des services académiques (1920 à nos jours).

Depuis 2022, elle verse régulièrement les archives définitives aux Archives territoriales de la Guyane, notamment les enregistrements de diplômes (1911-1974), les registres matricules (1930-1972) et les dossiers des personnels enseignants (1883-1941) dont certaines écoles portent aujourd’hui les noms de ceux étant devenus des personnalités (Henri Agarande, Samuel Chambaud, Justin Catayée…).

CHIFFRES CLÉS 2024-2025

► 2 000 mètres linéaires d’archives conservées
► 122 mètres linéaires collectés
► 171 mètres linéaires d’archives éliminées
► 60 communications administratives

CONTACT

Responsable de la Cellule archives : Adélia JALTON 
Courriel : [email protected]
Téléphone : 05 94 25 58 49 

RÉFÉRENCES JURIDIQUES

► Code du patrimoine, Livre II
► Instruction de tri et de conservation du 22 février 2005
► Loi sur l’accès aux documents administratifs du 17 juillet 1978 (CADA)
► Loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 (CNIL)

LIENS UTILES

► Archives territoriales de la Guyane (Portail d’accès aux inventaires)
► FranceArchives (Portail national des Archives)
► Archives de France (SIAF)
► Association des archivistes français (AAF)

FAQ - FOIRE AUX QUESTIONS

Est-ce que je peux accéder aux archives du rectorat ?
La Cellule archives accueille le public uniquement dans le cadre de recherches historiques ; lors d'une demande administrative, le public doit contacter le service ayant les compétences pour répondre à la demande (attestation, diplôme, dossier de carrière...). C'est en interne que le service s'adressera à la Cellule archives.
 
Quelles démarches effectuer pour consulter les archives historiques du rectorat ?
Dans le cadre de recherches historiques, il faut adresser un courrier au Recteur de l'académie de la Guyane détaillant le cadre et le contenu des recherches. L'accès aux archives est soumis à la réglementation : Décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques.

Le Rectorat peut-il me délivrer une attestation de scolarité ?
Non, le Rectorat de la Guyane ne délivre pas d’attestation de scolarité. Pour l’obtenir, il faut la demander au dernier établissement fréquenté. Les chefs d’établissements sont tenus d’archiver pendant une durée de 50 ans les listes nominatives d’élèves et les dossiers scolaires. Le rectorat ne dispose d'aucune archive afférente aux élèves (bulletins, dossiers scolaires, livrets scolaires…).

Comment puis-je accéder à mes relevés de notes, diplômes et copies d'examen ?
Toutes ces demandes doivent être formulées par écrit comme précisé sur cette page : Demande d'attestation de réussite et/ou de relevé de notes