Définition

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».

(Code du Patrimoine, art. L. 211-1 modifié par la loin°2016-925 du 7 juillet 2016 -art 59)

Un document prend la qualité d'archive dès sa création. En effet, contrairement à l'idée trop répandue, les archives ne sont pas seulement de vieux papiers poussiéreux. Elles ne sont pas exclusivement des documents papier, leur support peut revêtir différentes formes : film, photographie, plan, enregistrement sonore, document numérique, etc.

Les archives publiques

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles sont et demeurent publiques dès leur création. Nul n'a le droit de les détruire, de les échanger ou de les vendre, sous peine de poursuites pénales.

Les archives des services, des écoles et des établissements d'enseignement sont des archives publiques. Elles font partie des documents qui « procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics »

(Code du patrimoine article L211-4)

Contact

Pour tout renseignement, contactez le responsable de la cellule archives

M. Randoux : maurice.randoux@ac-guyane.fr 

Historique

La Cellule archives du rectorat a été créée en 2007, lors du déménagement qui a permis de regrouper les archives intermédiaires des différents sites dans un local dédié unique : le magasin de pré-archivage du site de Troubiran. La Cellule archives assure la gestion et la conservation des documents publics papier de l'académie jusqu'à destruction ou en attente de versement aux Archives Territoriales de Guyane actuellement en phase finale de construction.

Missions

• Conseiller
• Collecter
• Conserver
• Communiquer

Sa mission est de garantir la bonne mise en œuvre de la politique d'archivage, politique définie par le Secrétaire général en conformité avec le Code du patrimoine et la réglementation spécifique à l'Education nationale. La cellule archives vise la sauvegarde de la mémoire de l'institution. Elle met en oeuvre l'article 5 du RGPD qui stipule que les données à caractère personnel doivent être :« Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte... à l'aide de mesures techniques et organisationnelles appropriée » Les archives publiques doivent être transportées dans les véhicules de l'Etat.

Chiffres clés

• Archives conservées : 1 350 mètres linéaires soit 1,350 km d'archives
• 112 mètres linéaires collectés / an
• 85 mètres linéaires éliminés / an
• Plus de 200 communications internes / an

Comment consulter un document ?

Les archives publiques sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande.

Des références précises doivent être fournies par le demandeur.

La communication immédiate de dossiers clos est la règle de droit commun, mais différents délais s'appliquent à certains types de documents en particulier ceux liés à la vie privée des individus.

Livre II du Code du patrimoine (articles L213-1 à L213-8)

* Ou 25 ans après le décès de l'intéressé si ce délai est plus bref, sous réserve de présenter un justificatif du décès.

Dans certains cas, il est possible de consulter les archives avant expiration du délai de communicabilité prévu :

• Si la demande porte sur des documents vous concernant, seul vous-même ou votre mandataire désigné par écrit (exemples : un proche, un avocat, etc.) ainsi que le représentant légal en cas d'élève mineur peuvent y avoir accès.
• L'autorité judiciaire chargée d'une commission rogatoire a également accès aux archives.
• Pour les autres cas, une dérogation peut être demandée.

Pour consulter un document encore couvert par un délai de non communicabilité, il est possible de demander une autorisation de consultation par dérogation. Cette demande d’autorisation est à formuler auprès du service d’archives ([le formulaire de demande est disponible ici->doc5351] ).

La commission d'accès aux documents administratifs (Cada) peut être saisie en cas de litige.

Reproduction

La délivrance de copies est possible. Elle reste fonction de l'état matériel des documents. Les photographies sont autorisées mais sans flash.

Typologies particulières

Examens : diplômes, relevés de notes, copies d’examens : contactez la DEC Division des examens et concours dec@ac-guyane.fr

Dossier scolaire : contactez l’établissement

• Le dossier scolaire des élèves, qui contient également le dossier d’admission en 6ème, le dossier de suivi d’orientation en fin de 3ème, les attestations et évaluations pédagogiques de stage et le livret scolaire, est détenu exclusivement par le dernier établissement scolaire fréquenté (généralement le lycée).
• La durée de conservation dans l’établissement est de 50 ans.
• Le dossier scolaire ne peut en aucun cas être remis à l’élève. Cependant, les élèves et anciens élèves qui le demandent peuvent se voir remettre une copie établie à leur nom. Le dossier scolaire peut être consulté librement par des tiers après l’expiration d’un délai de 50 ans.

Dossier de carrière

• La durée de conservation du dossier de carrière est de 80 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé. Une partie d’entre eux sera versée aux Archives Territoriales à titre historique.
• Seul le personnel concerné ou son représentant légal peut avoir accès au dossier de carrière. Il ne peut en aucun cas être remis à l’agent. Cependant, une copie peut être établie à son nom.
• Le dossier de carrière peut être consulté librement par des tiers après l’expiration d’un délai de 50 ans à partir du dernier document de la retraite.

L'archivage, une responsabilité partagée avec les Archives territoriales

Comme tout producteur d'archives publiques, les écoles et les établissements d'enseignement sont responsables de la bonne gestion et de la saine conservation de leurs archives.

L'instruction de tri et de conservation du 22 février 2005 pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l'Education nationale (école, collèges et lycées) a pour but d'aider les EPLE à assurer une bonne gestion de leurs archives courantes et intermédiaires et d'effectuer une collecte sélective et raisonnée des archives historiques à l'expiration des délais d'utilité administrative des documents.

On se reportera aux tableaux d'archivage du BOEN n°24 du 16 juin 2005 pour connaître les durées de conservation des documents et déterminer leur sort final : conservation, destruction ou tri-échantillonnage.

Mission de conseil et de contrôle des Archives Territoriales

Les Archives Territoriales apportent aux écoles, collèges et lycées aide et conseil pour toute question liée à l'archivage (classement des dossiers courants, aménagement de salles d'archives, tri, élimination, versement, etc.)

Le Directeur des AT est en outre chargé, au nom du directeur en charge des Archives de France et sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives produites en Guyane, qui se traduit par :

• l'inspection des conditions de gestion et de conservation des documents

Télécharger la délivrance de Visa préalable à toute destruction de documents publics

Les AT ont pour obligation d'assurer ensuite la conservation définitives des documents présentant un intérêt historique.

Pour tout renseignement, contactez : archives@ctguyane.fr

M. Georges RECH Conservateur du Patrimoine, Directeur des Archives Territoriales de la Guyane.
Rue du Colonel Chandon (anciennement Place Léopold Héder) 97300 Cayenne cedex.